Ενώνοντας τις δυνάμεις μας μπορούμε να καταφέρουμε πιο πολλά», όπως λέει και ένα γνωμικό. Η συνεργασία με άλλα άτομα ή οργανισμούς μπορεί να αποτελέσει ένα ισχυρό εργαλείο για να επιτευχθούν σπουδαία πράγματα σε μια επιχείρηση: να αναπτυχθούν περισσότερες καινοτόμες ιδέες, να μειωθούν τα κόστη λόγω μεγαλύτερης αποτελεσματικότητας των διεργασιών και της κοινής χρήσης των πόρων, να δημιουργηθεί πρόσβαση σε νέες υπηρεσίες. Έτσι θα ενισχυθούν οι επιδόσεις και η ανταγωνιστικότητα ενώ παράλληλα θα αυξηθεί η προστιθέμενη αξία της επιχείρησης. 

Οι σχέσεις συνεργασίας μπορεί να λάβουν πολλές μορφές, από χαλαρές συμφωνίες τακτικής μέχρι και τις πλέον μακροπρόθεσμες συμμαχίες ή κοινοπραξίες. Οι συνεργασίες αυτές όμως, θα παραμείνουν αποτελεσματικές μόνον αν έχουν κτισθεί σε στέρεες βάσεις και παράγουν ικανοποιητικό έργο.

Στον τομέα αυτό έρχεται να συμβάλει το νέο διεθνές πρότυπο ISO 44001 Collaborative business relationship management systems – Requirements and framework (Συστήματα διαχείρισης επιχειρηματικών σχέσεων συνεργασίας – Απαιτήσεις και πλαίσιο). Το πρότυπο έχει ως στόχο να βοηθήσει μια επιχείρηση να καθιερώσει και να βελτιώσει τις σχέσεις συνεργασίας της, τόσο ενδο-επιχειρησιακά όσο και με άλλες επιχειρήσεις ή οργανισμούς. Εστιάζει στη συμπεριφορά, στην οργανωτική δομή και στις διαδικασίες διαχείρισης, οι οποίες θα παρέχουν ένα κοινό πλαίσιο για την υποστήριξη βιώσιμων επιχειρηματικών σχέσεων και την αξιοποίηση των οφελών μιας συνεργασίας. Παρέχει μεγάλη ευελιξία και αναγνωρίζει ότι κάθε σχέση έχει τις δικές της ιδιομορφίες με παράλληλα πολλαπλά οφέλη.

Για να εξασφαλιστεί η βιωσιμότητα μιας επιχειρηματικής σχέσης συνεργασίας, το πρότυπο προϋποθέτει ένα κύκλο ζωής οκτώ σταδίων και περιγράφει τι θα πρέπει να πράξει μια επιχείρηση καθ’ όλη τη διάρκεια της διαδρομής αυτής. Κάθε στάδιο έχει τις δικές του απαιτήσεις όπως σκιαγραφούνται πιο κάτω:

  1. Επιχειρησιακή Επίγνωση: Προσδιορισμός αν πραγματικά η συνεργασία αποτελεί επιλογή για την επιχείρηση.
  2. Γνώση: Προσδιορισμός των οφελών και δημιουργία των προϋποθέσεων για τη συνεργασία. Μια αποτελεσματική συνεργασία απαιτεί στρατηγικές που να εστιάζουν στους επιχειρηματικούς στόχους και να αναγνωρίζουν τους κινδύνους που συνδέονται με την μεγαλύτερη ενοποίηση των δραστηριοτήτων, συμπεριλαμβανομένης της διαχείρισης της γνώσης και της επιχειρηματικής συνέχειας.
  3. Εσωτερική Αξιολόγηση: Για να μπορέσει μια συνεργασία να στεφθεί με επιτυχία, είναι ζωτικής σημασίας να γίνουν κατανοητά τα δυνατά σημεία και οι αδυναμίες της επιχείρησης. Η αυτο-αξιολόγηση της επιχείρησης θα πρέπει να συμπεριλαμβάνει τις μεθόδους, τις δεξιότητες και τις εμπειρίες που ταιριάζουν με τα επιθυμητά αποτελέσματα.
  4. Επιλογή Εταίρων: Η εξεύρεση των κατάλληλων εταίρων είναι πολύ σημαντική, γι’ αυτό και θα πρέπει να καθοριστεί το προφίλ των εταίρων που αναζητά η επιχείρηση και ο τρόπος με τον οποίο θα αξιολογήσει τη δυνατότητά τους να συνεργαστούν.
  5. Συνεργασία: Η ανάπτυξη κοινής διακυβέρνησης απαιτεί ιδιαίτερη προσοχή, λαμβάνοντας υπόψη τόσο τους κοινούς στόχους όσο και τους στόχους των μεμονωμένων εταίρων, και διασφαλίζοντας ότι τα κίνητρα και η μέτρηση της επίτευξης των στόχων θα ενισχύουν τη συμπεριφορά της συνεργασίας.
  6. Δημιουργία Αξίας: Το κλειδί για να διατηρείται μια σχέση πάντοτε ισχυρή, είναι να εξασφαλίζεται ότι αυτή παραμένει ενεργή και ότι προωθεί την καινοτομία για να επιφέρει προστιθέμενη αξία στους εταίρους μέσω κοινών προγραμμάτων συνεχούς βελτίωσης.
  7. Κοινή Διαχείριση: Η αποτελεσματική εκτέλεση και η συμπεριφορά θα πρέπει να παρακολουθούνται σε συνδυασμό με ζητήματα και διαφορές που είναι μεν αναπόφευκτα, αν όμως αντιμετωπιστούν αποτελεσματικά μπορούν να ενδυναμώσουν τη σχέση.
  8. Στρατηγική Εξόδου: Η διατήρηση μιας κοινής στρατηγικής εξόδου από τη σχέση συνεργασίας είναι σημαντική έτσι ώστε να μην παρεκκλίνουν οι εταίροι από τα συμφωνηθέντα. Ταυτόχρονα, η θέσπιση ξεκάθαρων κανόνων για τον τερματισμό της συνεργασίας θα συντείνει στην ισχυροποίηση της δέσμευσης τόσο καθ’ όλη τη διάρκεια της σχέσης όσο και στο μέλλον.

Το pρότυπο απαιτεί σημαντική συμμετοχή από την ηγετική ομάδα της επιχείρησης για να διασφαλίζεται ότι η πολιτική διαχείρισης των επιχειρηματικών σχέσεων συνεργασίας θα συμβαδίζει με το στρατηγικό προσανατολισμό της επιχείρησης. Η ευθυγράμμιση αυτή θα βελτιώσει την απόδοση του συστήματος διαχείρισης και, εντέλει, θα αποφέρει τη μέγιστη δυνατή αποτελεσματικότητα αλλά και καλύτερες διαλειτουργικές επιδόσεις.

Το ISO 44001 μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη διαχείριση σχέσεων συνεργασίας σε πολλά και διαφορετικά επίπεδα, όπως για παράδειγμα:

  • μια συγκεκριμένη εφαρμογή (συμπεριλαμβανομένων μιας λειτουργικής μονάδας, ενός τμήματος λειτουργίας, ενός συγκεκριμένου έργου ή προγράμματος, συγχωνεύσεων και εξαγορών)
  • μια μοναδική σχέση (συμπεριλαμβανομένων μιας διμερούς σχέσης, μιας συμμαχίας, μιας εταιρικής σχέσης, των εταιρικών πελατών, μιας κοινοπραξίας)
  • πολλαπλές αναγνωρισμένες σχέσεις (συμπεριλαμβανομένων συμμαχιών πολλών εταίρων, ομίλων, κοινοπραξιών, δικτύων, καθώς και αλυσίδων εφοδιασμού)
  • κάθε εξωτερική επαγγελματική σχέση σε όλη την έκταση ενός οργανισμού

Τοπρότυπο ακολουθεί την ίδια ακριβώς δομή και το ίδιο βασικό κείμενο όπως και τα άλλα Πρότυπα Διαχείρισης (π.χ. ISO 9001 για την Ποιότητα, ISO 14001 για την Περιβαλλοντική Διαχείριση κλπ.). Χρησιμοποιώντας την προσέγγιση της διακινδύνευσης, προάγει μια προληπτική προσέγγιση για τον εντοπισμό και την αντιμετώπιση των κινδύνων και την αξιοποίηση των ευκαιριών, καθιερώνοντας τη συνεχή βελτίωση επί συστηματικής βάσης. Αυτό οδηγεί στη βελτίωση της διακυβέρνησης και της λήψης αποφάσεων και καθιστά ευκολότερη την εφαρμογή του σε όσες επιχειρήσεις χρησιμοποιούν πολλαπλά συστήματα διαχείρισης, εξοικονομώντας χρόνο και χρήμα. Μπορεί να εφαρμοστεί σε ιδιωτικούς και δημόσιους οργανισμούς, ανεξαρτήτως του μεγέθους και των προϊόντων ή του είδους των υπηρεσιών που παρέχουν, από μεγάλες πολυεθνικές εταιρείες ή κρατικές υπηρεσίες, μέχρι οργανισμούς μη κερδοσκοπικού χαρακτήρα ακόμη και σε πολύ μικρές επιχειρήσεις.

Εν κατακλείδι, το ISO 44001 αναμένεται να βοηθήσει τις επιχειρήσεις να εφαρμόσουν ένα ευέλικτο και σταθερό σύστημα με το οποίο να καθιερώνουν, να διαχειρίζονται ή ακόμη και να τερματίζουν τις σχέσεις συνεργασίας τους.  Έτσι στην κοινή τους προσπάθεια για την επίτευξη ενός σκοπού ή ενός αποτελέσματος  θα μπορέσουν να επωφεληθούν τη μέγιστη αξία από τη συνεργασία τους με άλλες επιχειρήσεις ή οργανισμούς.

Οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να μελετήσουν το πρότυπο χωρίς οποιαδήποτε επιβάρυνση ή και να το αγοράσουν στο κέντρο πληροφόρησης και εξυπηρέτησης του Κυπριακού Οργανισμού Τυποποίησης (CYS). Η προμήθεια του προτύπου μπορεί επίσης να γίνει πολύ εύκολα σε ηλεκτρονική μορφή μέσω της υπηρεσίας e–sales στην ιστοσελίδα του CYS (www.cys.org.cy)

 * Ο Γιάννης Βασιάδης είναι Μηχανολόγος Μηχανικός και εργάζεται ως Λειτουργός Τυποποίησης στον Κυπριακό Οργανισμό Τυποποίησης (CYS)